Dokumente gibt es in jedem Betrieb. Vom obersten Management Dokument der GL bis zum kleinsten Arbeitsplan, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsanweisungen, unternehmenseigene Normen und Verträge. Es liegt in der Natur der Dokumente das sich diese ändern. Ohne einem guten DMS gibt es hier schnell ein Chaos. Alle Mitarbeiter, egal wo Sie sich befinden, müssen immer einen Zugriff auf das DMS haben. Ist das nicht gewährleistet werden Kopien erzeugt die dann nicht mehr dem Änderungsprozess unterliegen. Hier droht die Gefahr das man mit Ausgaben von Dokumenten arbeitet die nicht mehr aktuell sind. Das Chaos ist dann perfekt und im schlimmsten Fall werden Entscheidungen basierend auf alten, nicht mehr aktuellen Informationen getroffen.

DMS Tools müssen nicht sehr teuer sein, ein paar gibt es sogar schon kostenlos.

Tools die hier zur Anwendung kommen sind z.B.: Alfresco, Doors, SAP DMS